• Lass nicht länger zu, dass E-Mails deinen Arbeitstag bestimmen. Mehrere Studie bestätigen: E-Mails tragen wesentlich dazu bei, dass sich Arbeitnehmer gestresst oder überfordert fühlen.

    BildEtwa 30 % der Angestellten verbringen ihre Zeit im Büro damit, E-Mails zu beantworten, zu lesen oder zu verfassen. Im Durchschnitt wird das E-Mail Account mehr als siebzig Mal pro Tag geprüft.

    Mit der Deep Dive Technik nützt du eine der modernsten Techniken des Zeitmanagements. Deep Dive ermöglicht dir ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten an den wichtigsten Projekten.

    Deep Dive Technik: 4 Hashtags für dein Zeitmanagement. Mitarbeiter, die mehr Kontrolle über ihren Tag haben, sind im Allgemeinen zufriedener bei der Arbeit. Vermeide ein hohes Maß an Stress, ob gefühlt oder nicht. Die Folge ist immer eine geringere Leistung.

    Die Lösung: Zeitmanagement mit der Deep Dive Technik.

    Deep Dive Technik: 4 Hashtags für dein Zeitmanagement

    #1 Was ist die Deep Dive Technik?
    Mit Deep Dive nützt du einer der modernsten Techniken des Zeitmanagements. Deep Dive ermöglicht dir ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten an den wichtigsten Projekten.

    In unserem Team sind die Mitarbeiter -je nach Leistungskurve- entweder erst am Nachmittag oder nur am Vormittag für Kontakte von außen erreichbar. Die Arbeitszeit am Morgen oder Nachmittag nützt unser Team gezielt für sogenannte Deep Dives.

    Traditionell geführte Unternehmen lehnen solche Maßnahmen oft ab. Sie wollen täglich 10 oder 12 Stunden harten Einsatz sehen und kontrollieren können. Doch die jüngere Generation funktioniert so nicht mehr. Eine offene Haltung gegenüber den Wünschen der Beschäftigten bringt bessere Talente in deine Firma.

    #2 Setze die richtigen Prioritäten im Deep Dive?
    Als Erstes solltest du eine Bestandsaufnahme aller deiner Aufgaben machen. Von der Beantwortung von Telefonanrufen bis zur Bewältigung eines großen Projekts.

    Zerlege deine großen Aufgaben in kleinere. Wenn du beispielsweise für deinen Chef einen Bericht schreiben möchtest, wie der Compliance-Prozess digitaler ausgerichtet werden könnte, dann beginne diese Aufgabe in kleinere Abschnitte aufzuteilen:

    Fang an Nachforschungen über die am Markt verfügbaren Compliance Tools anzustellen. Dann könntest du damit beginnen, eine Präsentation mit den von dir gefundenen Tools zu erstellen und diese vor dem nächsten Treffen mit deinem Chef verfeinern.

    Sobald du diese Bestandsaufnahme hast, könntest du damit beginnen, die digitalen Tools zu kategorisieren. Verwende hierfür eine Zeitmanagement-Matrix. Mit dieser Matrix teilst du die Aufgaben in vier Quadranten für deinen Deep Dive ein:

    Quadrant I im Deep Dive: Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Zu diesen Aufgaben gehören z. B. die Umsetzung des Projekts in knappen Fristen.

    Quadrant II im Deep Dive: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Denke an Planung und Vorbereitung.

    Quadrant III im Deep Dive: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. In diesen Bereich fallen viele unserer E-Mails.

    Quadrant IV im Deep Dive: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Sortiere diese Aufgaben gleich aus.

    Ein Großteil deiner Zeit im Deep Dive solltest du mit dem Quadranten I verbringen. Wenn du zu viel Zeit in Quadrant IV verbringst, dann arbeitest du an den falschen Prioritäten.

    Quadrant II enthält die Aufgaben, für die du dir Zeit nehmen musst. Zum Beispiel in Ruhe nachdenken und deine nächsten Schritte planen. Gerade zukunftsorientierte Aufgaben benötigen eine sehr gute Vorbereitung.

    Zeitmanagement mit Deep Dive hilft dir, dich richtig auf die Quadranten I und II zu fokussieren.

    #3 Verfeinere deine Prioritäten im Deep Dive
    Der Vorteil dieser Bestandsaufnahme und Kategorisierung ist es, dass du dich darauf vorbereitest, sinnvolle Aufgabenlisten zu erstellen und die Frage „Wie verbringe ich meine Zeit am besten?“ besser zu beantworten.

    Auch Gespräche mit Kollegen über die Arbeitsbelastung werden dadurch wesentlich produktiver. Sobald du weißt, was deine Prioritäten sind, kannst du den Beitrag anderer nutzen, um deine Prioritäten zu verfeinern.

    Wenn dein Team ein weiteres Projekt übernehmen muss, wird es effektiver sein, wenn jeder weiß, welche Prioritäten die anderen Teammitglieder haben. Funktionsübergreifende und teambasierte Projekte werden immer häufiger, so dass Teamregeln zum Deep Dive zu weniger Abstimmungsproblemen führen können.

    #4 Prioritäten-Check im Deep Dive mit deinem Vorgesetzten
    Wenn du weißt, welche Prioritäten du setzt, kann dies auch bei Diskussionen über deine Leistung hilfreich sein. Wenn du und dein Vorgesetzter sich über deine Prioritäten im Deep Dive nicht einig sind, ist es besser, dieses Problem offen und häufig anzusprechen.

    Warte nicht auf deine jährliche Beurteilung. Dieses Gespräch kann in Form einer wöchentlichen E-Mail geführt werden, in der du einfach darlegst, woran du arbeitest und wie du deine Zeit aufteilst.

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    Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

    S&P Unternehmerforum GmbH
    Herr Achim Achim
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    wurde gebloggt am 22. Januar 2022 in der Rubrik Allgemein
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